کاهش هزینه‌های سازمان؛ شاه‌کلید خلق ارزش برای مشتری

بازگشت به وبلاگ
کاهش هزینه‌های سازمان؛ دغدغه مدیران امروزی
نوشته شده توسط : Salespand دیدگاه ها 0

کاهش هزینه‌های سازمان؛ شاه‌کلید خلق ارزش برای مشتری

امروزه مبنای تمامی فعالیت‌های بهبود با هدف کاهش هزینه‌های سازمان را می‌توان در قالب چهار رویکرد عمده تقسیم‌بندی کرد. این رویکردها برگرفته از مکتب‌های مختلف بهبود بوده و عمدتاً بیان‌کننده اصولی حیاتی در تمرکز سازمان بر چیزی هستند که ارزش افزوده بهینه خلق می‌کند. اصولی که باید هميشه به مفاهیم و محتوای آن‌ها پايبند باشيد؛ چه هنگام پي بردن به وضع موجود، چه هنگام برنامه‌ریزی براي آينده و چه هنگام اجراي برنامه‌ها.

این چهار گرایش اساسی عبارت‌اند از:

  • رويكرد فرايندي
  • تمركز بر حذف اتلاف
  • تمركز بر مشتري
  • بالانس ارزش (مدیریت ارتباط با مشتری)

در ادامه ضمن تشریح این گرایش‌ها درباره چگونگی کاربرد آن‌ها توضیحات مفیدی را خدمتتان ارائه می‌دهیم. به‌این‌ترتیب خواهید دید که هر گرایش چطور به خلق ارزش برای مشتری و کاهش هزینه‌های سازمان کمک می‌کند.

1. رویکرد فرایندی

فرایند چیست؟

به‌طور ساده فرايند آن چیزی است که یک ورودی را به خروجی تبدیل می‌کند. هر فرایند دارای ورودی‌ها، خروجی‌ها، منابع، محدودیت‌ها و ریسک‌هایی برای دستیابی به نتایج خود می‌باشد. همه سیستم‌ها از فرایندها شکل می‌گیرند. برای حصول نتیجه مطلوب از هر سیستم باید ارتباط میان اجزای مختلف آن کامل و بهینه باشد. همچنین تمام فرایندهای آن باید در جهت اهداف از پیش تعیین‌شده‌ی سیستم با یکدیگر در تعامل باشند.

رویکرد فرایندی چیست؟

سازمان‌ها برای پاسخگویی به الزامات گسترش مقیاس، فعالیت‌های مشابه را در قالب دپارتمان‌ها تقسیم‌بندی می‌کنند. این رویکرد ضعف‌های زیادی دارد. نخست اینکه اهداف کلی سازمان تحت‌الشعاع اهداف دپارتمان‌ها قرار می‌گیرد. گویی در هر شرکت، شرکت‌های زیادی وجود دارند که هر کدام ساز خود را می‌زنند. بخش‌هایی که در پی تحقق اهداف خودشان هستند. اهدافی که بعضاً حتی با اهداف اساسی سازمان تضاد زیادی دارند. در این روش دپارتمان‌ها در جذب منابع سازمان با هم رقابت می‌کنند تا بقای خود را تضمین کنند. از همین‌جاست که هزینه‌تراشی و اتلاف آغاز می‌گردد و باید با اتخاذ راهکارهای مناسب جهت کاهش هزینه‌های سازمان به مقابله با آن‌ها برخاست.

از سوی دیگر به هر دپارتمانی باید یک فعالیت تخصیص داده شود. اما ازآنجایی‌که سازمان‌ها آن‌قدر بزرگ نیستند که برای هر فعالیت کوچکی دپارتمان داشته باشند، انبوهی از فعالیت‌های ضروری در سازمان رها می‌شوند. آن هم صرفاً به این دلیل که دپارتمانی برایشان تعیین نشده است. اکثر شرکت‌ها برای رفع این مشکل کوچک، دست به تشکیل دپارتمان‌های زائد می‌زنند. دپارتمان‌هایی که مجدداً توسط نفراتی با حقوق و دستمزد بالا اشغال شده و هزینه تولید می‌کنند. اینجاست که می‌گویند خانه از پای‌بست ویران است. یکی از راه‌های ساده جلوگیری از این معضل، استفاده از رویکرد فرایندی است.

رویکرد فرایندی

 

در این روش با هدف کاهش هزینه‌های سازمان و خلق ارزش برای مشتری، فرایندهای کلان به فرایندهای کوچک‌تر تقسیم می‌شوند. مسئول هر فرایند کلیه موضوعاتی را که برای تحقق اهداف فرایند خود به آن‌ها نیاز دارد تحت پوشش خود می‌گیرد. او تنها به اندازه‌ای از منابع سازمان استفاده می‌کند که نتایج مورد انتظارش را برآورده کند. اگر نتایج مطلوب حاصل نشد پنج اصلاح اساسی در دستور کار قرار می‌گیرد:

  • اصلاح در تعریف خروجی مورد انتظار
  • اصلاح در فرایند
  • اصلاح در ورودی
  • اصلاح در ارتباط فرایند با سایر فرایندها
  • و نهایتاً اصلاح جهت‌گیری کل سیستم.

در رویکرد فرایندی هر ارتباط، ورودی، فعالیت و اساساً آیتمی که به سیستم در تحقق اهدافش کمک نکند، حذف می‌گردد. این‌گونه است که سازمان، بی‌آنکه متضرر شود هزینه‌های بسیاری را کاهش می‌دهد. کاهش هزینه‌های سازمان زمینه‌ مساعدی را جهت خلق ارزش برای مشتری فراهم می‌سازد.

2. تمركز بر حذف اتلاف (مودا)

دومین گرایش اساسی برای کاهش هزینه‌های سازمان و خلق ارزش برای مشتری، تمرکز بر حذف اتلاف است. منشأ این گرایش، شرکت ژاپنی تویوتا و تفکر ناب است.

حذف اتلاف برای کاهش هزینه‌های سازمانی

در این سیستم 7 مودا یا اتلاف مهم شناسایی‌شده که حذفشان هیچ لطمه‌ای وارد نمی‌کند:

  • توليد مازادي كه براي آن تقاضايي وجود ندارد
  • انتظار براي پردازش بعدي
  • حمل‌ونقل غیرضروری مواد
  • پردازش اضافي
  • موجودي
  • جابجايي بی‌مورد نيروي انساني حین كار
  • توليد قطعات معيوب

مشاهده اتلاف‌ها به‌منظور کاهش هزینه‌های سازمان به بررسی و صرف انرژی و زمان زیاد نیاز دارد. برخی از آن‌ها را با ثبت فرایند می‌توان کشف کرد. هر گاه حرکت و توقف کوتاه دیدیم به‌راحتی می‌توان آن را حذف نمود. در مرحله بعدی بازرسی‌ها و انبارش‌ها نیز در صورت امکان قابل‌حذف هستند. تنها چیزی که ارزشمند است و مشتری دوست دارد بابتش پول بپردازد عملیات است.

اگر یخچالی می‌خریم حاضریم بابت رنگی که به آن زده‌اند پولی بپردازیم؛ اما اگر بگویند پنج درصد از هزینه تمام‌شده به انتقال محصول از خط تولید به انبار داخل شرکت و سپس به انبار اصلی شهرها برای توزیع به مراکز فروش بوده مربوط است چطور؟ آنگاه از خود می‌پرسیم آیا نمی‌شد سفارشمان را مستقیماً به دستمان می‌رساندند؟ این‌گونه طبیعتاً نیازی به پرداخت چنین هزینه حمل‌ونقل سنگینی نبود. در چنین حالتی، سازمان در حال ایجاد هزینه‌ای است که کسی به دنبال آن نیست. این به لحاظ تعریف، معادل با اتلاف است.

حذف اتلاف برای کاهش هزینه‌های سازمان

حذف اتلاف برای کاهش هزینه‌های سازمان چيزي نيست كه فقط به توليد مربوط باشد. وقتي جلسات متعدد و بي‌نتیجه‌ای در شركت برگزار می‌شود با شکلی از اتلاف روبرو هستیم. وقتي مديري بدون بينش درباره مسائل، به‌تنهایی تصميمی می‌گیرد، زمانِ مصروفه براي تصمیم‌گیری و نتایج مصیبت‌بارش شکلی از اتلاف است. وقتي فرهنگ كاركنان سازمان بر پايه تأمین منافع شخصي شكل بگیرد، این یک فرهنگ اتلاف آفرين تلقی می‌شود. عدم تدوین مناسب منشور اخلاقی سازمان نیز می‌تواند مقدمه‌ای بر بروز اتلاف باشد. به‌هرحال منظور از حذف اتلاف منابع سازمانی، حذف تمام اتلاف‌هاست؛ نه‌فقط اتلافي كه در سطح كارگاه و خط تولید مشاهده می‌شود.

یکی از مکانیسم‌های عملی شناسایی این اتلاف‌ها و کاهش هزینه‌های سازمان، نقشه‌برداری از ارزش یا Value Stream mapping است. در این روش به‌صورت چشمی و در عمل از ابتدا جریان مواد اولیه یا ارائه خدمات را رصد می‌کنیم. حین این بررسی هر آنچه را رخ می‌دهد ثبت می‌نماییم. علاوه بر این هر منبعی اعم از پول، انرژی، زمان و … را نیز که صرف یکی از انواع اتلاف می‌شود، یادداشت می‌کنیم. یعنی همان منابعی که آن‌ها را می‌توان حذف کرد.

اگر بدانید حدود یک‌سوم از هزینه تمام‌شده شما بدون اُفت کیفیت محصول یا خدمت به‌راحتی قابل‌حذف است، قطعاً تعجب می‌کنید. این‌طور نیست؟! حذف اتلاف منابع، گام بلند دیگری در مسیر کاهش هزینه‌های سازمان و خلق ارزش برای مشتری خواهد بود.

3. بالانس ارزش در مدیریت مشتری

یک رویکرد مؤثر دیگر به‌منظور خلق ارزش برای مشتری و کاهش هزینه‌های سازمان، بالانس ارزش در مدیریت مشتری است. در این رویکرد، کسب‌وکار را محلی برای مبادله ارزش تلقی می‌کنند. از یک طرف ارزشی که شرکت برای مشتریانش می‌تواند فراهم کند (ارزشی که مشتری دریافت می‌کند)؛ و از طرف دیگر ارزشی که شرکت می‌تواند از مشتریانش استخراج کند (ارزشی که شرکت دریافت می‌کند).

ارزش دریافتی مشتری از سازمان تأمین‌کننده، مجموعه کامل مزایا یا ارزش افزوده‌هایی است که محصول اصلی را ارتقاء می‌دهد. همان‌طور که تئودور لِویت می‌گوید رقابت بر سر آنچه شرکت‌ها در کارخانه‌هایشان می‌سازند نیست؛ بلکه رقابت بر سر ارزش‌هایی است که شرکت‌ها در قالب بسته‌بندی، خدمات، تبلیغات، مشاوره، تأمین مالی، هماهنگی برای تحویل، انبارداری و دیگر موارد مهم برای مشتری ارائه می‌دهند. ارزشی که مشتری برای این مزایا قائل است به توانایی آن‌ها در رفع مشکلاتش بستگی دارد. سازمان نیز ارزش‌های خاصی را از مشتریانش دریافت می‌کند. خرید محصول اصلی، خرید محصولات جانبی، هواداری، ترویج و تبلیغ دهان‌به‌دهان و حتی مشارکت مثبت در شبکه‌های اجتماعی از آن جمله‌اند.

موازنه‌ ارزش‌ها در جهت کاهش هزینه‌های سازمان

موازنه ارزش‌ها موضوع بسیار مهمی در بحث کاهش هزینه‌های سازمان است. سودآوری اصلی شرکت به ایجاد موازنه میان این دو ارزش بستگی دارد.

ممکن است تولیدکننده یک ماشین‌حساب متوجه شود 60% قابلیت‌های محصولش از سوی 80% مشتری‌ها حتی یک‌بار هم مورداستفاده قرار نمی‌گیرد. این شرکت می‌تواند بازار را به دو دسته مشتری‌های حرفه‌ای و ساده تقسیم کند. سپس برای گروه دوم، کلیه آن قابلیت‌های اضافی را حذف کند و محصول را با قیمت بسیار کمتری بفروشد. راه دیگری هم وجود دارد. شرکت می‌تواند به‌کلی قید آن 20% از مشتری‌های حرفه‌ای را بزند. در این صورت بی‌آنکه اتفاقی برای فروش بیفتد، از درگیری با تمام فرایندهای مرتبط با افزودن آن قابلیت‌ها خلاص می‌شود. فرایندهایی که طراحی، بازرسی، کنترل کیفیت، دپارتمان و حتی فروش را شامل می‌شوند. کاهش فرضاً پنجاه‌درصدی هزینه‌های سازمان، منجر به کاهش قیمت کل محصول و در عوض افزایش چشمگیر سهم بازار خواهد شد. شاید بپرسید به چه بهایی؟ به بهای از دست دادن فقط بخش کوچکی از مشتریان فعلی!

به این شکل سازمان با تمرکز بر مشتری تنها کارهایی را انجام می‌دهد که مطلوب اوست. این معادل با کاهش هزینه‌های سازمان است. از آن طرف در قبال ارزش‌هایی که ارائه می‌کند به همان میزان ارزش از جانب مشتری دریافت می‌دارد. بقیه چیزها را می‌توان به‌عنوان هزینه یا اتلاف لحاظ نموده و به‌راحتی حذفشان کرد. به‌این‌ترتیب از طریق موازنه ارزش می‌توان به کاهش هزینه‌های سازمان و خلق ارزش برای مشتری رسید.

4. مهندسی ارزش

در مکتب مهندسی ارزش که خاستگاه آمریکایی دارد، روی موضوع کارکرد تأکید می‌شود. در اینجا می‌خواهیم بدانیم آیا فرایند، ورودی‌ها یا آلترناتیوهایی هستند که با صرف منابع کمتر، همان کارکرد را داشته باشند؟

مهندسی ارزش؛ رویکردی اساسی در کاهش هزینه‌های سازمان

آمریکایی‌ها با این رویکرد توانستند ماشین‌های بسیار سنگین خود را سبک کنند. آن‌ها متوجه شدند در بسیاری از قطعات، میزان آلیاژ فولادیِ به‌کاررفته خیلی بیشتر از حد نیاز است. مثلاً اگر وزن لازم برای کنده نشدن خودرو از جاده به‌واسطه باد 500 کیلو بود، بعضاً تا 800 کیلو فلز در خودرو استفاده می‌شد. این امر مشخصاً با اهداف خلق ارزش برای مشتری و کاهش هزینه‌های سازمان در تضاد است.

استفاده از پلاستیک‌ها و کامپوزیت‌ها از دیگر روندهای کاربردی در مهندسی ارزش هستند. آن‌ها به‌طور ساده کار مواد فلزی گذشته را می‌کردند اما درعین‌حال سبک‌تر بودند و قیمت کمتری هم داشتند. در طراحی بسیاری از صندلی‌های امروزی، بخش‌هایی زیادی از فضای خالی می‌بینید یا بسیاری از لوله‌های به‌کاررفته در آن‌ها توخالی درست شده‌اند. طراحان به این نتیجه رسیدند که بخش زیادی از متریال مورداستفاده عملاً در تحقق انتظار آن‌ها نقشی ندارد. لذا این متریال اضافی را حذف کرده و با این کار، صندلی‌های سبک‌تری ساختند. می‌بینیم که مهندسی ارزش مصداق بارز دیگری از کاهش هزینه‌های سازمان و خلق ارزش برای مشتری است.

سخن آخر

کاهش هزینه‌های سازمان و خلق ارزش برای مشتری این روزها اهمیت بسیار زیادی دارد. دیگر مانند گذشته نمی‌توان هر چیزی را تولید و ارائه کرد. رقابت بسیار سخت شده و اغلب شرکت‌ها بیشتر به دنبال فشارهای فروش یا حذف رقبا هستند؛ اما با تمرکز بر تکنیک‌های کاهش هزینه می‌توان ضمن افزایش سودآوری، آیتم‌هایی را حذف نمود که از مطلوبیت کل نمی‌کاهند. بنابراین مشتری نیز مجبور به پرداخت مبلغ بیشتر برای چیزی نیست که هیچ بهره‌ای از آن نمی‌برد.

آیا در اجرای مفاهیم و تکنیک‌های فوق در راستای کاهش هزینه‌های سازمان و خلق ارزش برای مشتری با مشکل روبرو هستید؟ ما یک راهکار بسیار ساده و کارآمد را به شما پیشنهاد می‌کنیم. با کسب مشاوره از مشاوران پندیار سپنتا  در زمانی کوتاه به اهداف فوق دست می‌یابید. برای رزرو وقت مشاوره می‌توانید نسبت به تکمیل فرم مربوطه اقدام فرمایید. همچنین می‌توانید با شماره 09027263427 یا ایمیل Info@pandiar.com ارتباط برقرار نمایید.

اشتراك گذاری نوشته

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بازگشت به وبلاگ
<p>

سوالی دارید ؟

از طریق واتس آپ با ما در ارتباط باشید.

تلفن تماس

+9802144693176

</p>