برون‌سپاری کسب‌وکار چیست و چه اهمیتی برای کسب‌وکار شما دارد؟
برون‌سپاری کسب‌وکار (outsourcing) فرایندی است که یک شرکت از طریق آن، انجام برخی وظایف تجاری را به یک مجموعه بیرونی واگذار می‌کند.
پیدایش مفهوم برون‌سپاری کسب‌وکار را می‌توان به پدر علم مدیریت یعنی پیتر دراکر مربوط دانست. وی اعتقاد داشت آنچه را در انجامش از همه قوی‌تر هستید، برای خودتان نگه دارید؛ سپس انجام هر آنچه را باقی می‌ماند به دیگران بسپارید. این تفکر تدریجاً در سازمان‌ها رواج یافت و منشأ انتقال بسیاری از شرکت‌ها به کشورهای دیگر خصوصاً جهان سوم شد. سازمان‌های بزرگ، هسته اصلی فعالیت‌ها را برای خودشان حفظ کردند و انجام باقی فعالیت‌هایشان را به شرکت‌های دیگر می‌سپردند.
پیتر دراکر اعتقاد داشت هر سازمان در انجام کاری که برایش عملیات اصلی یا Core process به‌حساب می‌آید، حرفه‌ای‌ترین است. سازمان بالاترین کارایی را در انجام آن کار دارد. به‌عنوان مثال، حسابداری یکی از وظایف تجاری حیاتی در همه شرکت‌هاست؛ اما یک شرکت خدمات حسابداری یا حسابرسی است که این کار را با بالاترین درجه کارایی و کیفیت انجام می‌دهد.
امور تبلیغات، مثال دیگری در این خصوص است که در تمام سازمان‌ها وجود دارد؛ اما طبعاً شرکت‌هایی که تبلیغات، کار اصلی آن‌هاست این کار را به بهترین نحو انجام می‌دهند. این تفکر باعث می‌شود که شما به دنبال آن باشید که کلیه فرایندهای اساسی کسب‌وکارتان را برای خودتان حفظ کنید. در عوض فرایندهای پشتیبان را به افراد یا مجموعه‌های خارجی بسپارید. یعنی کسانی که صلاحیت و تخصص بیشتری برای انجام آنها دارد.
البته این کار، پیچیدگی‌ها و شگردهای خاص خودش را دارد. مدیریت زنجیره‌ای از سازمان‌های متفاوت که هر کدام عهده‌دار انجام بخشی از وظایف کاری شرکت شما هستند، کار ساده‌ای نیست. بااین‌حال، این پیچیدگی‌ها نباید مانع شوند که فرصت استفاده از برون‌سپاری و «سپردن کار به کاردان» را از دست دهید. یکی از بهترین راهکارها برای کسب بینش واضح در این مسیر، مشاوره برون‌سپاری است.
مزایای برون‌سپاری کارها
برون‌سپاری کسب‌وکار مزایای متعددی دارد که اگر آن را درست اجرا کنید، طبعاً از این مزایا منتفع می‌شوید. مهم‌ترین مزایای برون سپاری عبارت‌اند از:
1. تسریع رشد شرکت
در فاز رشد، اغلب شرکت‌ها فکر می‌کنند که هر چه تعداد کارکنان بیشتر باشد، برایشان بهتر است. اما درواقع بسیاری از شرکت‌ها نمی‌توانند از عهده تأمین هزینه‌های استخدام و پشتیبانی از کارکنان تمام‌وقت در این مرحله برآیند. چنین اقدامی پتانسیل رشد آنها را محدود نموده و حرکت مجموعه را کند می‌کند. البته بعضاً شرکت‌هایی هم هستند که دست به چنین قماری می‌زنند؛ اما خیلی زود متوجه می‌شوند که قمار، همیشه نتیجه مطلوبی ندارد!
ازآنجایی‌که برون‌سپاری کسب‌وکار در مقایسه با تشکیل تیم‌های داخلی، گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه تر است، می‌تواند یک روش عالی برای تضمین رشد مداوم شرکت شما باشد. به‌این‌ترتیب، همان‌طور گفتیم، هسته اصلی تیم شما روی امور مهم و استراتژیک تمرکز می‌کند. این تمرکز، زمینه پیشرفت چشمگیر مجموعه را فراهم می‌سازد.
2. حفظ انعطاف‌پذیری
از دیگر مزایای برون‌سپاری کسب‌وکار می‌توان به ایجاد و حفظ انعطاف‌پذیری برای شرکت اشاره کرد. واقعیت این است که نیاز شرکت شما به نیروی انسانی در طول سال، احتمالاً یکسان نیست. پس برون‌سپاری می‌تواند راهکاری باشد که در عین مقرون‌به‌صرفگی، امکان استفاده بهینه از نیروی انسانی متخصص را برایتان مقدور باشد.
به‌عنوان مثال، فصول مالیاتی یکی مقاطع زمانی مهم برای کسب‌وکارهای مختلف هستند. مقطعی که در آن بسیاری از شرکت‌ها انجام امور مالیاتی و حسابداری را به یک شرکت بیرونی واگذار می‌کنند. واضح است که چنین سازوکاری، علاوه بر کارایی بالا و صرفه اقتصادی، شرکت را به مجموعه‌ای منعطف تبدیل می‌کند. مجموعه‌ای که می‌تواند به اقتضای نیاز و شرایط، واکنش مناسبی از خود نشان دهد.
3. بهره‌مندی از استعدادهای برتر
شرکت‌های ثروتمند و پرآوازه، همواره می‌توانند از طریق تطمیع، نیروی انسانی نخبه در شرکت‌های کوچک‌تر را شکار کنند. این رویکرد، گاهی شرکت‌های کوچک‌تر را در برخی زمینه‌های کاری، از همکاری با استعدادهای برتر محروم می‌کند. اما یکی دیگر از مزایای برون‌سپاری کسب‌وکار این است که از طریق آن می‌توانید برخی امور کسب‌وکارتان را به مستعدترین و توانمندترین نیروی انسانی بسپارید. البته این امر زمانی صادق است که متناسب با ماهیت کار، بهترین شرکت‌های برون‌سپاری را برای واگذاری امور انتخاب کنید. این شرکت‌ها به پشتوانه مجموعه‌ای از نیروی انسانی متخصص، بهترین خدمات ممکن را به مشتریانی مانند شما ارائه می‌دهند.
تدوین استراتژی برون‌سپاری کسب‌وکار
برون‌سپاری کسب‌وکار باید با یک استراتژی هدفمند و روشن انجام شود. تدوین استراتژی برون‌سپاری 6 مرحله مهم دارد که عبارتند از:
- تعیین اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد
- تعیین سرپرست یا ناظر برای مدیریت فرایند اوت سورسینگ
- تهیه فهرستی از مهارت‌های موردنیاز برای فرد یا مجموعه‌ای که انجام امور را به آنها واگذار می‌کنید
- برقراری ارتباط با گزینه‌های برون سپاری و مقایسه آنها جهت انتخاب بهترین گزینه
- انتخاب گزینه برتر، برنامه‌ریزی و انجام هماهنگی‌های لازم جهت شروع کار
- اجرای پروژه و سنجش مستمر عملکرد با توجه به شاخص‌های از پیش تعیین‌شده
داشتن استراتژی برون سپاری، علاوه بر یافتن شریک تجاری مناسب، دستیابی به اهدافتان را تا حد زیادی تضمین می‌کند.
برون‌سپاری کسب‌وکار؛ شمشیری که دو لبه دارد!
برون‌سپاری حالا به یکی از روندهای چشمگیر فضای کسب‌وکار تبدیل شده است. امروز شرکت‌های مختلف بنا به توضیحاتی که ارائه شد، سعی می‌کنند از مزایای برون‌سپاری کسب‌وکار استفاده کنند. بااین‌حال، اگر درک درستی از فرایند اوت سورسینگ نداشته باشید، آنگاه نتایج مطلوبی عایدتان نمی‌شود. بلکه برعکس، همه چیز می‌تواند به‌سادگی خراب شود.
شما باید با چشمانی باز و درکی واضح از ساختار شرکت و فرایندهای کسب‌وکار، فرایند برون‌سپاری را آغاز کنید. به‌علاوه، اجرای این فرایند، چالش‌های خاص خودش را دارد. چالش‌هایی که اگر برنامه مشخصی برای مدیریت آنها نداشته باشید، قطعاً به اهداف مدنظرتان نمی‌رسید. به‌عنوان مثال، ضعف کیفیت کار و عدم همگرایی‌ِ حرفه‌ای، ازجمله مهم‌ترین چالش‌های برون‌سپاری هستند. این‌ها می‌توانند نتایج کار را تحت تأثیر قرار دهند و شما باید از طریق نظارت مستمر و ایجاد هماهنگی، این چالش‌ها را مدیریت کنید.
ضمناً برون‌سپاری کسب‌وکار گاهی مستلزم آن است که اطلاعات زیاد و حساسی را در اختیار شرکت‌های خارجی قرار دهید. این امر می‌تواند، بعضاً به از دست رفتن مزیت رقابتی برای خودتان تبدیل شود. یعنی نشت اطلاعات محرمانه و حساس کسب‌وکارتان، رقبای زیادی را برایتان خلق می‌کند. در این حالت، برون‌سپاری می‌تواند به یک فاجعه تمام‌عیار تبدیل شود! این چالش‌ها اهمیت اتخاذ یک رویکرد آگاهانه و مدبرانه را در اوت سورسینگ بیش از پیش آشکار می‌کنند. در این میان، مشاوره برون سپاری می‌تواند در امر سپارش، کمک زیادی به شرکت‌ها کند.
اهمیت مشاوره در برون‌سپاری کسب‌وکار
علیرغم چالش‌های برون‌سپاری، مهم‌ترین مشکل اینجاست که بسیاری از شرکت‌ها، بدون آگاهی کافی، نسبت به انجام این کار اقدام می‌کنند. به عبارت دیگر، عدم درک شفاف از ساختار و فرایندهای کسب‌وکار، باعث اخذ تصمیمات نادرستی می‌شود که سنگ اولِ بنا را کج می‌گذارند. بنابراین اگر:
- درک جامعی از فرایندهای کسب‌وکار و نقش هر یک از آنها در زنجیره ارزش‌آفرینی شرکتتان ندارید
- درباره ضرورت اوت سورسینگ مطمئن نیستید
- نمی‌دانید کدام وظایف را باید به دیگران بسپارید
- نمی‌دانید کدام مدل برون‌سپاری بهترین کارکرد را برایتان دارد
- ایده‌ای درباره استراتژی برون‌سپاری ندارید
باید قبل از اقدام، برای هر یک از موارد فوق، پاسخ و استدلال قانع‌کننده‌ای پیدا کنید. به کمک یا مشاوره برون‌سپاری نیاز دارید؟ همین حالا می‌توانید با کمک متخصصان پندیار، نگاه جامعی نسبت به موضوع برون‌سپاری در کسب‌وکار پیدا کنید و این اهرم کارآمد و درعین‌حال حساس را به مؤثرترین شکل ممکن در راستای پیشرفت تجاری و تحقق اهدافتان، به کار بگیرید.
برای دریافت مشاوره حرفه‌ای در زمینه منابع انسانی، فروش و بازاریابی و استراتژی کسب‌وکار با ما تماس بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید