منشور اخلاقی سازمان چیست و چه اهمیتی دارد؟
مقدمه
منشور اخلاقی سازمان (Code Of Conduct) یا به‌اختصار COD که به آن بعضاً نظامنامه یا مرامنامه اخلاقی هم گفته می‌شود، مجموعه‌ای از قوانین و عرف‌های حاکم بر یک سازمان است که چارچوب اصول ارزشی، حرفه‌ای، اخلاقی و رفتاری کارکنان آن سازمان را نشان می‌دهد.
این نظامنامه معمولاً در قالب کتابچه‌هایی شکیل، تهیه و تدوین شده و در دسترس کلیه ذینفعان سازمان شامل مشتریان، کارکنان، سهامداران، تأمین‌کنندگان و غیره قرار می‌گیرد. شرکتهای امروزی بر روی Code of conduct سرمایه‌گذاری زیادی انجام می‌دهند و آن را از هر طریقی (چاپی، وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی و …) در اختیار دیگران می‌گذارند. تدوین منشور اخلاقی سازمان یکی از بهترین روش‌ها برای انتقال ارزش‌های اساسی سازمان به دیگران است.
بیشتر بخوانید: سه سندرم کُشنده‌ای که قاتل یادگیری سازمانی هستند
اهمیت منشور اخلاقی سازمان
ارزش‌ها، اهداف، نگرش‌ها و عملکردهای مشترک یک سازمان را باید در فرهنگ آن سازمان جستجو کرد. حاکمیت یک فرهنگ قوی و منسجم بر سازمان، ضمن کمک به بهبود مستمر کل مجموعه، درک روشنی نسبت به سازمان برای همه ذینفعان آن ایجاد می‌کند. حاکمیت یکفرهنگ سازنده، یک روی سکه و انتقال اثربخش این فرهنگ به ذینفعان، روی دیگر سکه است. اینجاست که اهمیت منشور اخلاقی سازمان، بهتر درک می‌شود.
نتایج یک پژوهش علمی نشان می‌دهد 73% از کارکنانی که سازمان آنها دارای یک منشور اخلاقی مُدون و مکتوب هستند، بر این باورند که وجود چنین سندی، سازمان را به مکان بهتری برای کار کردن تبدیل می‌کند. این منشور، انتظارات حرفه‌ای، اخلاقی و رفتاری سازمان از کارکنان را به‌روشنی تشریح می‌کند. به عبارت ساده‌تر، کارکنان را درباره «باید و نبایدهایی»که شناخت و رعایت آنها برای موفقیت فردی و سازمانی ضرورت دارد، کاملاً توجیه می‌نماید. درنتیجه با تدوین منشور اخلاقی، زمینه بهتری برای حفظ کارکنان در سازمان فراهم می‌شود. در ارتباط با بحث نگهداشت پرسنل، آشنایی با سه راهکار ارزان و موثر حفظ کارکنان در سازمان خالی از لطف نیست.
منشور اخلاقی سازمان:
- دستورالعمل روشنی را درباره رفتار مورد انتظار در محیط کار ارائه می‌دهد
- چشم‌انداز، مأموریت، ارزش‌ها و اصول یک شرکت را تبیین می‌کند
- از ساختار سلسله مراتبی سازمان و همین‌طور نقش کارکنان در آن، تصویر واضحی ترسیم می‌کند
چگونگی تدوین منشور اخلاقی سازمان
به‌طورکلی، تدوین منشور اخلاقی در سه مرحله انجام می‌شود:
1. شناخت ارزش‌های سازمان
فرایند تدوین منشور اخلاقی سازمان با تعیین ارزش‌های سازمان یا بیانیه مأموریت آن آغاز شود. این کار چارچوب مشخصی را برای تدوین نظامنامه ترسیم می‌کند. در مرحله بعد، باید جلسات طوفان فکری را با حضور کارکنان شرکت برگزار کنید. این جلسه می‌تواند شامل طرح سؤالات و بحث درباره موضوعاتی مثل ارزش‌های شخصی آنها، نحوه تعامل کارکنان با مشتریان و مراجعین، ساختار سازمانی شرکت، لحن صدای برند و موضوعاتی از این قبیل باشد. هدف اصلی از برگزاری چنین جلساتی، درک بهتر ارزش‌ها و مشارکت مؤثر و فعالانه کارکنان و ذینفعان در تدوین نظامنامه اخلاقی سازمان است.
2. ترسیم شفاف انتظارات
پس از آنکه ارزش‌های سازمان را شناختید و روی آنها به توافق رسیدید، باید این ارزش‌ها را در بیانیه‌ای بگنجانید که انتظارات سازمان از کارکنان را به شکلی شفاف و عاری از ابهام، بیان کند که این بیانیه، درواقع همان سند رسمی منشور اخلاقی سازمان است.
این انتظارات می‌تواند زمینه‌ها و ابعاد مختلفی را شامل شود که برخی از مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
- عُرف پوشش
- مدیریت اطلاعات حساس
- مالکیت معنوی
- استعمال دخانیات
- فرصت‌های برابر
- استفاده از منابع سازمان
- مدیریت تعارض
- سلامت و ایمنی
- مصادیق بدرفتاری
3. تعیین واضح تنبیهات انضباطی
آنچه الزام اجراییِ منشور اخلاقی سازمان و تعهد به آن را تضمین می‌کند، وجود سازوکارهای تنبیهی مناسب است. وقتی یک یا چند مورد از مفاد مرامنامه اخلاقی از سوی کارکنان نقص می‌شود، سؤالات زیادی درباره چراییِ تخلف و چگونگی برخورد با کارکنان متخلف به ذهن مدیران خطور می‌کند.
ازآنجایی‌که تنبیه کردن، اَشکال مختلفی دارد، بسیار مهم است که مدیر، قبل از مبادرت به هر اقدامی، ابتدا به بررسی سیاست‌های سازمان در خصوص تنبیهات انضباطی بپردازد. به‌طورکلی، اغلب سازمان‌ها برای اِعمال اقدامات تنبیهی در قبال تخلف‌های کوچک، به روش‌هایی مانند مشاوره‌های غیررسمی، تذکر شفاهی، مدیریت عملکرد یا توبیخ کتبی کارکنان متوسل می‌شوند. بااین‌حال، تکرار تخلف می‌تواند اقدامات تنبیهی شدیدتری را در پی داشته باشد که گاهی حتی ممکن است به خاتمه همکاری منجر شود. برخی شرکت‌ها در مواجهه با تخلفات بزرگی مثل آزار، زورگویی، ارعاب، خشونت، تبعیض نژادی یا قومیتی و …، سیاست عدم تحمل را برمی‌گزینند و در صورت مشاهده تخلفاتی از این قبیل، نسبت به اخراج فوری فرد خاطی اقدام می‌کنند. در هر صورت، برای اینکه در برخورد با یک تخلف چه واکنشی نشان دهید، باید برنامه مشخصی داشته باشید.
نکته قابل ذکر این است که اکثر سازمان‌ها در تدوین منشور اخلاقی سازمان از مشاوره منابع انسانی بهره می‌گیرند.
سخن آخر
همان‌طور که گفتیم، اغلب سازمان‌ها، منشور اخلاقی را در قالب سندی مکتوب بین کارکنان توزیع می‌کنند. بااین‌حال، ترویج این منشور، گاهی از طریق آموزش‌های خصوصی انجام می‌شود. شیوع بحران کرونا و ظهور پدیده دورکاری به‌عنوان یک روند حرفه‌ایِ غالب، باعث شد که بسیاری از سازمان‌ها، ترویج منشور اخلاقی را از طریق برگزاری جلسات یا دوره‌های آنلاین در دستور کار قرار دهند. انتقال منشور اخلاقی سازمان چه در قالب کتابچه و چه در قالب جلسات حضوری و آنلاین، باید بخشی از فرایند آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان جدید سازمان باشد.
فراموش نکنید که تعلل در تدوین منشور اخلاقی سازمان را از مسیر درستی که باید در آن حرکت کند، منحرف می‌سازد. بنابراین چنانچه تاکنون چنین سندی را تهیه نکرده‌اید و اگر:
- تعداد کارکنان سازمانتان زیاد است
- تنوع ترکیب کارکنان از حیث سن، جنس، تخصص، قومیت و … در سازمان بالاست
- زمان و انرژی زیادی را صرف حل تعارض می‌کنید
- کارکنان از انتظارات و ارزش‌های اساسی سازمان درک درستی ندارند
باید هر چه سریع‌تر نسبت به طراحی یک نظامنامه جامع برای شرکت یا سازمانتان اقدام کنید. مجموعه ما به پشتوانه دانش تخصصی و سال‌ها تجربه در حوزه تدوین منشور اخلاقی سازمان به شما در راستای ایجاد یک تحول بنیادینِ مثبت در مجموعه تحت هدایتتان، کمک می‌کند.
نمونه‌هایی از منشور اخلاقی شرکتهای معروف
در انتها جهت آشنایی بیشتر شما عزیزان، فایل‌های دانلود منشور اخلاقی سازمان برای چهار شرکت معروف را تقدیمتان کرده‌ایم.
به‌عنوان مثال در بخشی از سند منشور اخلاقی شرکت تویوتا، Code Of Conduct این‌گونه تعریف شده: «عملیات روزانه‌ی کسب‌وکار ما بر مبنای فلسفه‌ی شرکت و ارزش‌ها و روش‌هایی است که در طول سال‌ها تلاش مجدانه‌ی نسل‌های مختلف در سراسر تویوتا و شرکتهای تابعه‌ی آن ایجاد و منتقل شده‌اند». برای مطالعه محتوای کامل، فایل‌های زیر را دانلود کنید.
منشور اخلاقی روابط با تامین کنندگان اپل
برای دریافت مشاوره حرفه‌ای در زمینه منابع انسانی، فروش و بازاریابی و استراتژی کسب‌وکار با ما تماس بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید