چرا کار تیمی موفق برای اغلب سازمان‌ها فقط یک رؤیاست؟!

بازگشت به وبلاگ
کار تیمی موفق در سازمان
نوشته شده توسط : Salespand دیدگاه ها 0

چرا کار تیمی موفق برای اغلب سازمان‌ها فقط یک رؤیاست؟!

چرا کار تیمی موفق عموماً در سطح شعار می‌ماند و جامه‌ی عمل بر تن نمی‌کند؟ چرا اغلب سازمان‌ها در تیم سازی با مشکل روبرو هستند؟ چه چیزی مانع استفاده آن‌ها از پتانسیل‌های عظیم تیم سازی می‌شود؟

کار تیمی موفق، مستلزم توجه به مجموعه‌ای از اصول خاص و ظریف است. اصولی که تاکنون گفته نشده و عدم به‌کارگیری آن‌ها مهم‌ترین دلیل عدم موفقیت سازمان‌ها در اجرای کار تیمی است. تیم ورک در همه روش‌های بهبود مانند مدیریت کیفیت جامع، تولید ناب، شش سیگما، ایزو و … نقش پررنگی دارد. مدیران و کارکنان، مدام درباره اهمیت کار تیمی موفق صحبت می‌کنند و کتاب‌های زیادی در این زمینه وجود دارد. اما در عمل ذره‌ای تیم ورک نمی‌بینید. برعکس، همه علیه یکدیگر تلاش می‌کنند و کمتر سازمانی را می‌توان یافت که تیم‌های کارآمد و منسجمی داشته باشد. ورود واژه‌هایی مثل زیرآب زنی، چشم و هم‌چشمی و باندبازی به فرهنگ لغات سازمانی، گواه محکمی بر این ادعاست. به‌راستی مشکل کجاست؟

مگر نه اینکه همه کارکنان سازمان از بالا تا پایین ظاهراً شیفته و طرفدار کار تیمی هستند؟ در ادامه به ریشه‌یابی این عارضه مهم یعنی عدم توفیق سازمان‌ها در پیاده‌سازی کار تیمی موفق خواهیم پرداخت. قبل از ورود به بحث باید این نکته را یادآور شویم که قرار نیست همه کارها را به‌صورت تیمی انجام بدهیم. زیاده‌روی در تیم ورک، باعث هدر رفتن خلاقیت‌ها و شایستگی‌های افراد مستعد می‌گردد. لذا نباید تمام وقت افراد را به کار تیمی اختصاص داد؛ بلکه گاهی کار انفرادیِ محدود و هم‌راستا با اهداف تیم می‌تواند بسیار مؤثرتر باشد.

اصلاً تیم ورک یا کار تیمی چیست؟

Team work

در کار تیمی (Team Work) عده‌ای از افراد برای رسیدن به یک هدف مشخص، داشته‌هایشان را فارغ از پست‌های سازمانیِ قبلی کنار هم می‌گذارند. در این بین نقش هر یک از اعضا پارو زدن برای قایقی است که بناست به مسیر مشخصی برود. در چنین موقعیتی، اگر هر فرد در جهت دلخواه پارو بزند و با دیگران همسو نباشد، تیم ورک مفهومی ندارد. کار تیمی، مزایای زیادی دارد و اگر به‌درستی پیاده شود، می‌تواند به کاهش هزینه‌های سازمان نیز کمک کند.

کار گروهی، کار تیمی نیست!

وقتی عده‌ای در کنار یکدیگر و در مختصات مکانی یکسان مشغول کار هستند، درواقع با کار گروهی طرف هستیم نه کار تیمی. مثلاً تعدادی خیاط که در یک اتاق در حال خیاطی و آماده کردن لباس هستند، نه یک تیم بلکه یک گروه را تشکیل می‌دهند. سرپرست تعدادی سفارش به هر کدام می‌دهد و عصر آن‌ها را آماده تحویل می‌گیرد. درحالی‌که کار تیمی موفق نه به معنای کنار هم کار کردن بلکه به معنای با هم کار کردن است. در جدول زیر تفاوت‌های مهم این دو مفهوم را مشاهده می‌نمایید.

تفاوت کار تیمی و کار گروهی

 

کار تیمی کار گروهی
افراد، حول يك هدف مشخص و مشترك گرد هم می‌آیند. هر کدام از افراد برای خود اهداف مشخصی دارند.
خروجی یا بازده مجموع نفرات در کنار یکدیگر از جمع تک‌تک خروجی یا بازده آن‌ها بیشتر است. خروجی یا بازده مجموع نفرات در کنار یکدیگر برابر است با جمع تک‌تک خروجی یا بازده آن‌ها.
نحوه کار هر یک از افراد بر دیگری تأثیر می‌گذارد. عملکرد ضعیف یا قوی هر یک از افراد باعث تقویت یا تضعیف عملکرد دیگری نمی‌شود.
تعامل، تبادل اطلاعات و وابستگی افراد نسبت به یکدیگر بسیار زیاد است. تعامل، تبادل اطلاعات و وابستگی افراد بسیار کم است.

درک بهتر تفاوت تیم و گروه در قالب یک مثال

با بررسی یک مثال بهتر می‌توان متوجه شد که تفاوت کار تیمی و کار گروهی چیست؟ فرض کنید شرکتی یک مطالعه امکان‌سنجی برای تولید یک نوع لباس از جنس لاستیک انجام می‌دهد. قرار است نتیجه این تحقیق در قالب یک گزارش 100 صفحه‌ای ارائه شود. برای انجام کار یک مهندس شیمی باید بر روی خواص محصول کار کند. تحقیق درباره وضعیت تقاضای محصول به یک متخصص بازاریابی سپرده می‌شود. برآورد هزینه‌های تولید توسط یک مهندس صنایع انجام می‌پذیرد. علاوه بر این‌ها یک جامعه‌شناس یا روانشناس نیز به بررسی تمایل مردم به پوشیدن آن لباس می‌پردازند.

مصادیق کار تیمی و گروهی در مثال

مصادیق کار تیمی:

  • این افراد هدف مشخصی دارند و هیچ‌کدام نمی‌توانند غرقِ در تخصصشان، از موضوع اصلی پروژه دور شوند (تفاوت اول).
  • هیچ‌کدام از آن‌ها به فرض اینکه زمان و امکانات نامحدودی در اختیار داشته باشد به‌تنهایی قادر به انجام کل این پروژه نیستند (تفاوت دوم). اگر بازاریاب نیاز مردم را اشتباه تفسیر کند یا مهندس صنایع برآورد بسیار دوری از هزینه‌ها داشته باشد، چه می‌شود؟ بله! کل پروژه تحت تأثیر قرار می‌گیرد.
  • اگر مردم به پوشیدن چنین لباسی تمایل داشته باشند هزینه بالای آن را نیز می‌پردازند؛ اگر مشتری زیادی برای لباس نداشته باشیم یا لباس، تأثیر بدی روی پوست بگذارد باید برای فروش محصول، قیمت آن را کاهش دهیم (تفاوت سوم).
  • در این پروژه اعضا دائماً با یکدیگر به تبادل‌نظر می‌پردازند و در لحظه‌به‌لحظه کار با یکدیگر همفکری می‌کنند (تفاوت چهارم).

بعد از اتمام پروژه باید نتیجه آن در اسرع وقت و در قالب یک گزارش 100 صفحه‌ای تایپ شود. طبیعتاً یک منشی که در روز 10 صفحه از آن را تایپ و صفحه‌بندی می‌کند قادر به انجام دو روزه‌ی این کار نیست. به همین دلیل چهار منشی دیگر نیز استخدام می‌شوند.

مصادیق کار گروهی:

  • تایپ هر فصل از این گزارش به یک منشی محول می‌شود. هر کس بدون اینکه کاری به دیگر همکارانش داشته باشد شروع به تایپ می‌کند (تفاوت اول).
  • اگر به یک منشی 10 روز وقت بدهیم قادر است کل کار را در عرض این مدت تمام کند. منشی‌های دیگر نیز با توجه به سرعت تایپ اگر زمان کافی داشته باشند قادر به انجام این کار هستند (تفاوت دوم).
  • اگر منشی اول غلط تایپ کند یا صفحه‌بندی‌اش نامناسب باشد در کار همکارانش تأثیر بد یا خوب نمی‌گذارد (تفاوت سوم).
  • این افراد در حین کار نیازی به تبادل‌نظر با یکدیگر ندارند (تفاوت چهارم).

 ویژگی‌های تیم چیست؟

تیم‌ها بر اساس نیازهایشان دارای اعضای مختلفی هستند. کوچک‌ترین تیم‌های ممکن معمولاً یک مدیر یا رهبر و یک عضو اجرایی دارند. ممکن است برحسب نیاز افرادی مثل مشاور، پشتیبان، تسهیل‌کننده، معاون و غیره هم به این جمع افزوده شوند. تعداد نفرات تیم باید مدبرانه تعیین شود؛ زیرا با افزایش اندازه تیم، خلاقیت از بین رفته، روابط سرد می‌گردد و کار تیمی موفق با مانع روبرو می‌شود.

يك تيم براي پیاده‌سازی تیم ورک موفق نياز به ویژگی‌های ذیل دارد:

  • اعضای واجد شرایط
  • مهارت‌های متنوع
  • فقدان تشریفات
  • روشن بودن اهداف، نقش‌ها و وظایف
  • رهبری قدرتمند
  • فقدان تضاد
  • تعهد همه‌جانبه
  • معیارهای صحیح
  • همکاری، مشارکت و تعامل فراوان
  • شناخت و حمایت
  • اعتماد متقابل
  • شنود مؤثر
  • تصمیم‌گیری مبتنی بر اتفاق آرا

 انواع تیم‌ها و گروه‌ها

انواع تیم و گروه

یکی از الزامات کار تیمی موفق، تیم سازی مناسب است. شاید مطالب زيادي درباره مزايا و معایب شیوه‌های مختلف تيم سازی خوانده باشيد. اما هر روشي در زمان و موقعیت خود می‌تواند داراي حداکثر کارایی باشد. ممکن است با تغيير شرايط، شکل خاصی از تیم سازی نه‌تنها دیگر کارا نباشد بلکه زیان ایجاد کند. شیوه‌های مرسوم تيم سازي و ارتباط افراد با يكديگر در جدول زیر ارائه شده‌اند:

ویژگی‌ها

ویژگی

پروژه‌ای افراد متخصصی كه براي كار خاصي كنار هم جمع شده‌اند. بعد از انجام كار، تیم منحل می‌شود.
گروه‌های مستقل اين گروه‌ها در سطح كارگاهي كار می‌کنند و به انجام وظايف محدود و کوچکی منصوب می‌شوند. سرپرست و هماهنگ‌کننده خاصي ندارند و ایجاد هماهنگي و نظم كاري را خودشان به عهده می‌گیرند.
دوایر کیفی متشكل از 4 الی 12 نفر هستند كه داوطلبانه يك گروه كاري را تشکیل می‌دهند. اين افراد شغل مشتركي دارند، در فضاي مشتركي كار می‌کنند يا با مسئله مشتركي دست‌وپنجه نرم می‌کنند. مسئول اين دواير، معمولاً سرپرست مستقيم آن‌ها می‌باشد كه وظیفه‌اش نه سرپرستی، بلکه هماهنگ کردن است. اعضا به‌صورت منظم جلساتي برگزار می‌کنند و پيرامون مسائل مربوط به كيفيت به گفتگو می‌نشینند. آن‌ها به دنبال اهدافي نظير ارتقاي كيفي، كار تيمي موفق و مؤثرتر، انگيزش كاركنان، ايمني و … هستند. براي رسيدن به این اهداف با یکدیگر به همكاري می‌پردازند و معمولاً يك تسهیل‌کننده نيز بر كارشان نظارت دارد.
کمیته‌ها نسبت به گروه‌های پروژه‌ای، عمر بيشتري دارند. مربوط به موضوعات متعددي می‌شوند.
شبکه‌ها گروهي از مديران و متخصصين كه به‌واسطه داشتن قدرت، انگيزه، صلاحيت و تخصص در يك زمينه خاصِ استراتژيك همکاری می‌کنند.
تیم عمودی شامل افرادي از لایه‌های (سطوح) مختلف سازمان است.
تیم افقی شامل افرادي از لایه‌های يكسان سازمان است.
تیم فرا وظیفه‌ای شامل افرادي از بخش‌ها یا سطوح مختلف سازمان است. این تیم براي حل مسائل پیچیده‌ای كه در بخش‌های وظیفه‌ایِ مختلف ريشه دوانده‌اند، تشكيل می‌شود. تیم‌های بهبود كيفيت معمولاً بايد به‌صورت تیم‌های فرا وظیفه‌ای باشند.
تیم حل مسئله برای به یک مسئله خاص دور هم جمع می‌شوند. اعضای تیم به تعریف صحیح مسئله، تجزیه‌وتحلیل آن و شناسایی بهترین راه‌حل می‌پردازند. سپس برنامه‌ای را برای اجرای راهکار تدوین می‌کنند.

 ناگفته نماند که کار تیمی، از مهم‌ترین اَشکال مشارکت کارکنان در انجام امور شرکت یا سازمان است. مشارکتی که خود یکی از اصول هفت‌گانه مدیریت کیفیت محسوب می‌شود.

پایه‌های لرزان اجرای کار تیمی موفق

کار تیمی موفق قواعد ساده‌ای دارد که البته اگر فراموش شوند به نتایج بدی منجر خواهد شد. حتی اگر افراد به‌طور مجزا کار کنند و عملکرد ضعیفی داشته باشند نهایتاً بعد از مدتی تا حدی به اهداف دست پیدا می‌کنند. اما در تیم ورک، عدم رعایت اصول اولیه باعث می‌شود که دستیابی به هدف نهایی هیچ‌گاه محقق نشود. چه بسیارند تیم‌هایی که اعضای آن‌ها تمام ‌وقت و انرژی خود را صرف خنثی کردن تلاش‌ها و اقدامات یکدیگر می‌کنند.

تیم‌های نامنسجم به اهداف تعیین‌شده نمی‌رسندپس نتیجه می‌گیریم که کار انفرادی و غیر تیمی، انتخاب بسیار بهتری در مقایسه با کار تیمیِ بد است. حالا به معرفی و تشریح 5 پایه لرزان کار تیمی موفق در سازمان‌ها می‌پردازیم.

1.     ترجیح منافع فردی به منافع تیم

اعضای یک تیم، گرایش‌ها، تمایلات، تحصیلات، دیدگاه‌ها و نظرات مختلفی درباره به مسائل پیرامون دارند. در یک تیم بد اعضا تمایل دارند از دیگران در راستای دستیابی به منافع شخصی استفاده کنند. همین امر است که باعث بروز تضاد و اختلال در کار تیمی موفق می‌شود. در چنین تیم‌هایی مدیران در انتخاب اعضا، دست روی افراد خودمحور می‌گذارند. این باعث می‌شود که آن‌ها از ظرفیت‌های تیم در وهله نخست به نفع خودشان بهره‌برداری کنند.

2.     غرق شدن در پست‌های اصلی سازمانی

تیم سازی درواقع فرایند تشکیل یک سازمان موقت است. مدیر، معاونین، اعضا (کارکنان) و افراد پشتیبان انتخاب می‌شوند و نقش‌های مختلفی ایفا می‌کنند. نقش‌هایی که ممکن است با نقش‌های اصلی‌شان در سازمان متفاوت باشد.

احتمال دارد مدیر یک دپارتمان در یک تیم خاص، تحت نظر کارمند خود قرار بگیرد. تا وقتی وظایف مربوط به آن پروژه انجام می‌شود آن کارمند خطوط اصلی را نشان می‌دهد و مدیر اجرا می‌کند؛ اما زمانی که به کارهای سازمانی برمی‌گردند باز نقش‌ها و روابط به حالت اول تغییر می‌کنند. کنار آمدن با این موضوع کمی دشوار است. اما با کمی تمرین و ممارست، این تغییرات به‌تدریج عادی خواهند شد.

یکی از دلایل عدم تحقق کار تیمی موفق این است که اعضا در پست‌های اصلی سازمانی خود غرق شده‌اند. بنابراین به جای کار کردن در جهت مسئولیت‌هایشان، مدام درصدد جلب رضایت عضو خاصی از گروه هستند. عضوی که احتمالاً بالاترین پست را در سازمان (و نه در تیم) دارد. اعضای تیم کما فی‌السابق منتظر دستور فردی می‌مانند که شاید اصلاً رهبر آن تیم نباشد اما در چارت سازمانی، مافوق آن‌هاست. بسیاری از افراد هم بعد از اتمام کار تیم به دنبال تسویه‌حساب‌های شخصی می‌روند. این‌ها آفاتی هستند که پایه‌های کار تیمی موفق را سست می‌کنند.

3.     دانش من گنج من است؛ آن را به کسی نمی‌دهم!

علم مدیریت نوین ثابت کرده تسهیم صحیحِ حتی سرّی‌ترین اطلاعات نه‌تنها ضرری ندارد بلکه بسیار سودمند است. در یک تیم بد، اعضا برای حفظ موقعیت خود دانسته‌هایشان را در اختیار دیگران نمی‌گذارند. اعضایی که نمی‌خواهند تخصص و داشته‌هایشان را وسط بگذارند چطور کار تیمی موفق را تحقق می‌بخشند؟

تیمی را تصور کنید که وقتی کاری از کسی خواسته می‌شود بگوید اگر این کار را انجام بدهم یا اطلاعاتی در اختیار سایرین بگذارم به من چه می‌رسد؟! شاید برای رهبر تیم، این خواسته طبیعی باشد و بگوید بسیار خوب! فلان مزایا را در ازای این آورده برایت در نظر می‌گیرم. اما بیان این حرف همان است و کشیدن ترمز سایر اعضای تیم نیز همان! آن‌ها نیز در صف می‌ایستند تا سهم خود را بگیرند و این‌گونه است که قطار تیم از ریل خارج می‌شود. تیم فوتبالی را تصور کنید که مهاجمش جلوی دروازه خالی ایستاده و توپ را وارد دروازه نمی‌کند. او آنجا از مربی و سرپرست تیم می‌پرسد بابت گل کردن این توپ چقدر به من پول می‌دهید؟ اگر از پول خبری نباشد، توپ را بیرون می‌زنم!

در جایی که خساست در تسهیم توانایی، دانش و مهارت بر فرهنگ آن سایه انداخته، باید فاتحه کار تیمی موفق را خواند.

4.     همگنیِ روحیات و شخصیت اعضای تیم

برای کار تیمی موفق به طیف متنوعی از روحیات و شخصیت‌ها نیاز داریم. تیمی که فقط از افراد برون‌گرا تشکیل شود، در همه کارها عجله می‌کند و مسیر را اشتباه می‌رود. تیمی هم که تنها از افراد درون‌گرا تشکیل شده باشد، احتمالاً خیلی زود در همان نقطه‌ای که هست متوقف خواهد شد. افراد کمال‌گرا تیم را به سمت جزئیات و میکرو منجمنت سوق می‌دهند. افرادی که روحیه سلطه‌گر دارند باعث دلسردی و کاهش روحیه سایر اعضا می‌شوند. در تیمی متشکل از فقط خانم‌ها احتمال ایجاد بحث‌های حاشیه‌ایِ بیش‌ازحد زیاد است. تیمی هم که فقط از آقایان تشکیل شده احتمال عدم توجه به ظرافت‌ها و ایجاد اصطکاک در آن بالاست. تیمی از افراد مسن تمایلی به بررسی گزینه‌های مختلف ندارد. یک تیم تماماً جوان نیز پیوسته در حال تغییر مسیر است. پس همگن بودن تیم نه تنها یک حُسن نیست، بلکه ‌می‌تواند در نقش دشمن کار تیمی موفق ظاهر شود.

5.     عدم تخصیص بودجه مناسب

برای اجرای کار تیمی موفق سعی کنید از ابتدا برای تیم‌های خود بودجه مشخص و مناسبی در نظر بگیرید. بسیاری از مدیران تیم را تشکیل می‌دهند و حین کار به آن تیم بودجه‌ای را تزریق می‌کنند. این کار صحیح نیست و اعضا باید بدانند چقدر امکانات مالی در اختیار دارند و تا چه حد می‌توانند مانور بدهند؟ کار تیمی موفق بدون امکانات مناسب محکوم به شکست است.

 سخن آخر

کار تیمی اگر چه در ظاهر بسیار ساده است اما عدم توجه به ظرافت‌ها مانع از تحقق کار تیمی موفق می‌شود. اگر در تیم سازی و اجرای اصول تیم ورک به مشاوره احتیاج دارید می‌توانید علاوه بر برقراری ارتباط با شماره 09027263427 یا ایمیل info@pandiar.com، نسبت به پُر کردن فرم مشاوره اقدام فرمایید.

 

اشتراك گذاری نوشته

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بازگشت به وبلاگ
<p>

سوالی دارید ؟

از طریق واتس آپ با ما در ارتباط باشید.

تلفن تماس

+9802144693176

</p>